Schon im Sommer 2022 ist die Arbeitsbedingungsrichtlinie der EU in Kraft getreten. Der Bundestag hat am 23. Juni 2022 den Gesetzesentwurf zur Umsetzung der EU-Arbeitsbedingungen-Richtlinie 2019/1152 verabschiedet und der Bundesrat hat diesem Gesetz am 8. Juli 2022 zugestimmt. Die darin enthaltenen Änderungen und Verschärfungen des Nachweisgesetzes traten damit zum 1. August 2022 in Kraft. Ein Gesetzgebungsverfahren im „Schweinsgalopp“, mit dem erhebliche Anforderungen an Arbeitgeber in Bezug auf Nachweispflichten gegenüber dem Arbeitnehmer einhergehen.
Rechtsanwalt Ralph Sendler: „In vielen Unternehmen ist das Nachweisgesetz noch nicht wirklich angekommen. Die Erweiterung der Nachweispflichten des Arbeitgebers aus § 2 NachwG betrifft wesentliche Aspekte des Arbeitsverhältnisses gegenüber dem Arbeitnehmer. Man fragt sich ernsthaft, ob es in diesem Land nichts anderes zu tun gibt, als solche Bürokratie steigernden Gesetze in die Welt zu bringen.“
Nach der bisherigen Rechtslage war der Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auf Verlangen in schriftlicher Form eine Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen auszuhändigen. Da die meisten Arbeitsverträge in der betrieblichen Praxis schriftlich abgefasst werden, hatte das Gesetz kaum praktische Relevanz und ist den wenigsten überhaupt bekannt. Ein Verstoß gegen die Nachweispflicht hatte in der Regel keine Folgen.
Mit Wirkung ab August 2022 hat der Gesetzgeber nun die Nachweispflichten der Arbeitgeber verschärft, außerdem sind Verstöße gegen die Nachweispflicht nunmehr bußgeldbewehrt (bis zu Euro 2.000).
Im Kern neu ist insbesondere die Pflicht zur Angabe der Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen sowie deren Vergütung, Angaben zu vereinbarten Ruhepausen sowie bei Schichtarbeit die Erläuterung des Schichtsystems. Außerdem müssen nicht nur, wie bisher, die Kündigungsfristen angegeben werden, sondern „… das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren …“ (§ 2 Abs. 1 Ziffer 14. NachwG neu). Sendler: „Man braucht nicht viel Fantasie um vorherzusehen, dass insbesondere bei diesem Punkt Streitigkeiten über den Umfang dieser Pflicht vorprogrammiert sind.“
Allgemeines Kopfschütteln in der Fachwelt hat die Regelung in dem neuen Gesetz ausgelöst, wonach der Nachweis durch den Arbeitgeber schriftlich zu erbringen ist. Sendler: „Also auf Papier mit Originalunterschrift, womit Textform (Mail) und elektronische Form ausgeschlossen sind, und das im Jahr 2022, wo alle auf dem Weg zur elektronischen Personalakte sind!“
Sendler: „Für Laien nicht mehr darstellbar sind die Regelungen in § 2 Abs. 1 Satz 4 NachwG zu den Fristen, innerhalb derer der Nachweis ausgehändigt werden muss (vom ersten über den siebten Arbeitstag bis zu einem Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses).“
Wie geht man nun als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber mit dieser neuen Rechtslage um?
Neue Arbeitsverträge
Sendler: „Für den Neuabschluss von Arbeitsverträgen bietet es sich an, die Anforderungen nach dem neuen Nachweisgesetz sogleich in das Arbeitsvertragsmuster einzuarbeiten, damit keine gesonderte Urkunde erstellt werden muss. Es ist dann stets darauf zu achten, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auf jeden Fall ein Exemplar des Arbeitsvertrages mit der arbeitgeberseitigen Originalunterschrift ausgehändigt erhalten und hierüber ein Nachweis geführt werden kann (durch Quittung oder Vorformulierung im Vertrag). Ich habe meine Arbeitsvertragsmuster an die neue Rechtslage angepasst und kann Ihnen auf Wunsch Muster zur Verfügung stellen.“
Altverträge
Sendler: „Ich empfehle abzuwarten, bis arbeitnehmerseits eine Niederschrift im Sinne des neuen Nachweisgesetzes verlangt wird. Dann muss allerdings zügig im Sinne der Fristensystematik des § 1 Abs. 1 S. 4 NachwG reagiert werden.“
