Datenschutz als unternehmerische Pflicht
Angesichts des in den letzten beiden Dekaden in kaum noch fassbarem Umfang gestiegenen Einsatzes der elektronischen Datenverarbeitung und damit einhergehend der Verarbeitung personenbezogener Daten ist es gesetzliche Pflicht der Verantwortlichen, die mit personenbezogenen Daten umgehen, die gesetzlichen Maßgaben der europaweit geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten.
Für verantwortliche Unternehmen, die in der Regel mit vielen personenbezogenen Daten umgehen müssen (Mitarbeitende, Lieferanten, Kunden), bedeutet dies eine große Herausforderung an ihre Compliance. Der Datenschutz im Unternehmen ist zu einer hochkomplexen Angelegenheit geworden.
Rechenschaftspflicht und Nachweisbarkeit
Für den rechtssicheren Datenschutz in Unternehmen müssen diese in der Lage sein, die von ihnen zur Wahrung der Datensicherheit ergriffenen Maßnahmen zu dokumentieren und nachzuweisen. Dies bedingt einen erheblichen organisatorischen Einsatz und es müssen die geeigneten Maßnahmen ergriffen werden, um die Rechte und Freiheiten der Betroffenen wahren zu können, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Datenschutzbeauftragte: Funktion und Anforderungen
Wenn in einem Unternehmen in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt werden, muss eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Diese oder dieser
- unterrichtet und berät den verantwortlichen Unternehmer (oder Auftragsverarbeiter) dazu, welche Aufgaben und wie das Unternehmen nach den Maßgaben der Datenschutzgrundverordnung zu erfüllen hat.
- überwacht die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung.
- wirkt auf die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden hin,
- ist zur Verschwiegenheit verpflichtet wenn sie von Mitarbeitenden des Unternehmens darauf angesprochen werden, dass es möglicherweise Probleme gibt im Rahmen der durch das Unternehmen veranlassten Datenverarbeitung
- agiert unabhängig und ist nicht an Weisungen gebunden.
Der oder die Datenschutzbeauftragte ist einerseits Teil der Geschäftsführung und damit zugleich Teil der Unternehmensstruktur und andererseits interne Kontrollinstanz.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Größte Sorgfalt und Aufmerksamkeit gilt beim Datenschutz in Unternehmen, die mit sogenannten „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ gemäß Art. 9 DSGVO umgehen. Vorrangig hierzu zählen
- Gesundheitsdaten
- Biometrische Daten
- sonstige in Art. 9 Abs. 1 DSGVO genannte Kategorien von Daten
Hier kann die Verletzung der gebotenen Vertraulichkeit im Umgang schnell zu erheblichem Schaden bei den Betroffenen führen, sodass hier größte Achtsamkeit zwingend erforderlich ist. Gleiches gilt für den Umgang mit personenbezogenen Daten durch Berufsgeheimnisträger (z.B. Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater), bei denen ein erhöhtes Schutzniveau gilt.
Datenschutzberatung durch zertifizierten Experten
In jedem Fall empfiehlt es sich, dass Unternehmen sich fachkundig datenschutzrechtlich beraten lassen. Als zertifizierter Datenschutzbeauftragter und zertifizierter Datenschutzauditor biete ich Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für den rechtssicheren Datenschutz im Unternehmen.
Mit umfassendem Wissen und jahrelanger Erfahrung unterstütze ich Sie bei:
- der Implementierung effektiver Datenschutzstrategien
- der Schulung Ihrer Mitarbeitenden
- der Minimierung von Risiken
- der Dokumentation und Risikoanalyse
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Häufig gestellte Fragen zum Datenschutz im Unternehmen
Sobald in einem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet werden, z. B. von Mitarbeitenden, Kunden oder Lieferanten, gelten die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Datenschutz ist damit keine freiwillige Maßnahme, sondern eine gesetzliche Pflicht.
Ein Datenschutzbeauftragter ist verpflichtend, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG). Auch unabhängig von dieser Zahl kann eine Pflicht bestehen, etwa wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden.
Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sind u. a. Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Daten zur sexuellen Orientierung oder religiösen Überzeugung. Ihr Schutz unterliegt besonders strengen Anforderungen.
Der oder die Datenschutzbeauftragte berät die Geschäftsführung, überwacht die Einhaltung der DSGVO, schult Mitarbeitende, kontrolliert Prozesse und ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Er oder sie agiert unabhängig und ist nicht weisungsgebunden.
Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten (TOM) getroffen haben (Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Dazu gehört auch die lückenlose Dokumentation.
Verstöße gegen die DSGVO können zu erheblichen Bußgeldern durch Aufsichtsbehörden und Reputationsverlust im Wirtschaftsverkehr führen. Besonders beim Umgang mit sensiblen Daten können auch Schadensersatzforderungen von Betroffenen drohen.
Ein rechtssicherer Datenschutz erfordert die Implementierung klarer Prozesse, regelmäßige Schulungen, eine fundierte Risikoanalyse und gegebenenfalls die Beratung durch externe Datenschutzexperten.
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Expertise eines zertifizierten Datenschutzbeauftragten oder Datenschutzauditors. So lassen sich Risiken minimieren und die gesetzlichen Anforderungen effizient umsetzen.
