Datenschutzkompetenz von außen
Das Gesetz gibt den Unternehmen die Möglichkeit, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Diese Option bietet zahlreiche Vorteile und ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eine praxisnahe Lösung.
Rechtsanwalt Ralph Sendler ist TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter und bringt umfassende Fachkenntnis sowie langjährige Beratungserfahrung ein.
Relevante Pflichten und Rahmenbedingungen
Ein Datenschutzbeauftragter muss nach Art. 39 DSGVO folgende Kernaufgaben erfüllen:
- Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen und der Mitarbeitenden
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO und weiterer Datenschutzvorschriften
- Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
Rechtsanwalt Sendler erfüllt diese Aufgaben rechtskonform, praxistauglich und mit hohem Verantwortungsbewusstsein.
Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
Die Vorteile gegenüber der Bestellung eines aus der Belegschaft ausgewählten Datenschutzbeauftragten ergeben sich unter anderem aus folgenden Gesichtspunkten:
- Sicherstellung der Fachkunde
- keine Kostenbelastung durch Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen
- Vermeidung des Sonderkündigungsschutzes, der bei internen Datenschutzbeauftragten zwingend greift
- Keine personellen Engpässe oder Interessenkonflikte im Team
- Klare Haftung und Versicherungsschutz durch externen Dienstleister
- Hohe Aktualität der Expertise, insbesondere bei neuen Gesetzeslagen, Rechtsprechung oder technischen Entwicklungen
Die Implementierung des betrieblichen Datenschutzmanagementsystems (DSMS) durch einen externen betrieblichen Datenschutzbeauftragten in Ihrem Unternehmen bewahrt Sie vor Abmahnung und Sanktionen der Aufsichtsbehörden.
Aufgaben und Leistungen
Als externer Datenschutzbeauftragter übernimmt Rechtsanwalt Sendler u. a. folgende Aufgaben:
- Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems (DSMS) in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung und den übrigen Verantwortlichen
- Erstellung und Aktualisierung von Datenschutzerklärungen (Website, Kundenkommunikation, Arbeitsverhältnisse)
- Prüfung und Beratung zur gesetzeskonformen Nutzung von Cloud-Diensten
- Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden
- Unterstützung bei Datenschutz-Folgeabschätzungen (DSFA) und Risikoanalysen
- Beratung im Umgang mit Datenschutzvorfällen und Auskunftsersuchen
Weitere Informationen
Wegen der Einzelheiten zum Datenschutzbeauftragten und der Benennungspflicht verweise ich auf meinen Blog-Beitrag „Datenschutzbeauftragter – was macht er und wer braucht ihn?“ auf dieser Homepage. Hier finden sich auch Aussagen dazu, warum gegebenenfalls für Unternehmen die Benennung eines externen betrieblichen Datenschutzbeauftragten vorteilhafter sein kann als die Benennung eines Datenschutzbeauftragten aus der Belegschaft.
Sie erwägen die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten?
Kontaktieren Sie mich gerne für eine unverbindliche Beratung. Durch meine Expertise und langjährige Erfahrung biete ich Ihnen eine fachkundige, neutrale und datenschutzrechtlich fundierte Einschätzung.
Häufig gestellte Fragen zum Externen Betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Ein Unternehmen muss einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn regelmäßig mindestens 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Auch bei sensiblen Daten oder umfangreicher Überwachung kann eine Benennungspflicht bestehen.
Ein interner Datenschutzbeauftragter ist Teil der Belegschaft und unterliegt dem besonderen Kündigungsschutz. Ein externer Datenschutzbeauftragter wird dagegen vertraglich bestellt und bringt in der Regel spezialisierte Fachkenntnisse mit, ohne interne Ressourcen zu binden oder Interessenkonflikte zu erzeugen.
Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen haben selten die Kapazitäten, eine interne Person entsprechend fortzubilden und dauerhaft freizustellen. Ein externer Beauftragter ist von Anfang an einsatzbereit, rechtlich abgesichert und unabhängig in seiner Tätigkeit. Zudem entstehen keine zusätzlichen Schulungskosten, und die Beratung bleibt auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und Technik.
Er steht der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden beratend zur Seite, überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und unterstützt bei der Einführung oder Pflege eines Datenschutzmanagementsystems. Auch bei Datenschutz-Folgeabschätzungen, der Auswahl datenschutzkonformer IT-Lösungen oder bei der Erstellung von Datenschutzerklärungen ist er Ansprechpartner.
Die Zusammenarbeit ist in der Regel eng mit der Geschäftsleitung abgestimmt. Der externe Datenschutzbeauftragte steht auch für Rückfragen von Mitarbeitenden zur Verfügung und ist zur Verschwiegenheit verpflichtet, sorgt für regelmäßige Schulungen und begleitet datenschutzrechtliche Entscheidungen, etwa bei der Einführung neuer Tools oder Prozesse.
Er ist nicht täglich vor Ort, aber verlässlich erreichbar und bei Bedarf präsent. Die Betreuung erfolgt kontinuierlich, ob im Hintergrund bei der Dokumentation oder aktiv bei sensiblen Vorhaben. Unternehmen profitieren dadurch von einem verlässlichen Partner, ohne interne Strukturen dauerhaft belasten zu müssen.
In einem ersten Gespräch werden der Bedarf und die datenschutzrechtliche Ausgangslage geklärt. Danach erfolgt die vertragliche Bestellung. Die Zusammenarbeit beginnt mit einer Bestandsaufnahme und der schrittweisen Einführung oder Optimierung der datenschutzrelevanten Prozesse.
